Система коммерческих предложений Tantron
От разрозненных Excel-таблиц к собственной системе подготовки коммерческих предложений
Изначально проблема выглядела довольно просто: каждый менеджер Tantron готовил коммерческие предложения по-своему. Чаще всего это были обычные таблицы в Excel — с разной структурой, оформлением и уровнем аккуратности.
Для премиального технологического бренда такой формат плохо работал уже сам по себе. Коммерческое предложение — одна из ключевых точек контакта с клиентом, но визуально оно никак не поддерживало уровень продукта и бренда.
Сначала мы решили именно эту проблему. А потом столкнулись со следующей.
Первый этап — пересобрать само КП
Нужно было сохранить менеджерам простой способ работы с данными, но сделать так, чтобы клиент на выходе получал не таблицу из Excel, а аккуратный и структурированный документ, больше похожий на небольшую презентацию проекта.
Мы полностью пересобрали формат коммерческого предложения: структура, визуальная подача, изображения оборудования, характеристики, цены и состав решения стали собираться в единый фирменный PDF.
Так удалось решить проблему качества и единообразия КП.
Новая проблема
Но чем крупнее становился проект, тем заметнее проявлялась новая проблема: хороший документ требовал слишком много ручной работы.
В большой спецификации менеджеру приходилось вручную добавлять десятки или сотни позиций, искать нужные артикулы, следить за вариантами исполнения, изображениями, ценами и структурой документа.
При этом каталог Tantron сам по себе достаточно сложный: разные серии, отделки и цвета, обязательные и опциональные компоненты, альтернативные позиции и ограничения совместимости.
В результате подготовка одного большого коммерческого предложения могла занимать 4–6 часов.
На этом этапе стало понятно, что дорабатывать шаблон дальше бессмысленно.
Автоматизировать уже не оформление документа, а сам процесс его подготовки
Создать внутреннюю систему, в которой менеджер может пройти весь путь от выбора оборудования до готового коммерческого предложения в одном интерфейсе. При этом инструмент должен не просто хранить список товаров, а учитывать продуктовую логику Tantron, помогать правильно собирать спецификацию и одновременно решать задачи менеджеров, руководителей отдела продаж и администратора.
Подход
Перенести знания о продукте внутрь системы
Менеджеру не должно быть необходимо каждый раз держать в голове устройство каталога или вручную проверять комплектность предложения.
Поэтому в систему заложены каталог оборудования, артикулы, категории, варианты отделок и цветов, связи между компонентами, альтернативные и опциональные позиции, а также ограничения и предупреждения, связанные с совместимостью.
В результате инструмент помогает не только оформить КП, но и правильно его собрать.
Строить продукт вокруг реального процесса продаж
Система развивалась итерационно. Новые функции появлялись не потому, что «так принято в CRM», а из конкретных рабочих сценариев.
Понадобилась возможность использовать индивидуальную цену — появилась ручная корректировка стоимости. Руководителю стало важно понимать, в каких предложениях менеджеры используют ручные цены, — появилась соответствующая маркировка. Возникла необходимость показать клиенту несколько вариантов решения — внутри одного КП появилась возможность создавать несколько конфигураций.
Так первоначальный конфигуратор постепенно начал превращаться в полноценный внутренний продукт.
Разделить систему по уровням ответственности
У пользователей разные задачи, поэтому система получила ролевую модель.
Главный администратор имеет полный доступ к системе и может редактировать каталог, товары и основные настройки. РОП управляет своим отделом: добавляет и удаляет менеджеров, видит коммерческие предложения всей команды и может управлять приоритетами ассортимента — например поставить товар на стоп или, наоборот, отметить позицию, которую стоит активнее предлагать клиентам. Менеджер получает более простой рабочий интерфейс: создаёт коммерческие предложения и видит историю собственных КП.
Таким образом один продукт решает сразу несколько задач: менеджеру ускоряет подготовку предложения, руководителю даёт контроль над работой отдела, а администратору — управление самой системой и каталогом.
Сделать каталог частью продукта
Каталог можно обновлять из Excel-прайса, сохраняя единую структуру товаров и их характеристик.
Это принципиально важно: система не существует отдельно от продукта Tantron, а становится рабочим слоем между каталогом оборудования и продажами.
Именно поэтому её можно развивать дальше уже не как «генератор PDF», а как полноценную часть коммерческой инфраструктуры компании.
Что я сделал
Я отвечал за продуктовую логику системы и её развитие:
Система собиралась итерационно: от первого MVP до инструмента, который постепенно вобрал реальные сценарии работы отдела продаж.
Что получилось
Сейчас система позволяет:
- работать с единым каталогом Tantron и артикулами;
- подбирать оборудование с учётом совместимости и состава комплектов;
- выбирать отделки и цвета;
- использовать альтернативные и опциональные компоненты;
- создавать несколько конфигураций внутри одного КП;
- использовать ручные цены и отдельно отслеживать такие предложения;
- хранить историю коммерческих предложений;
- разграничивать доступ для администратора, РОПа и менеджеров;
- управлять приоритетами ассортимента;
- автоматически формировать фирменное коммерческое предложение в PDF.
Подготовка сложного КП, которая раньше могла занимать 4–6 часов ручной работы, теперь занимает около 10–15 минут.
Но главное изменение не только во времени.
Сначала мы сделали коммерческое предложение полноценной частью бренда. Затем построили систему, которая позволяет сохранять этот уровень качества без нескольких часов ручной работы и одновременно даёт отделу продаж новый рабочий инструмент.
Следующий этап
Система продолжает развиваться.
В планах — интеграция с 1С, чтобы автоматически синхронизировать цены и складские остатки, и с amoCRM, чтобы данные из коммерческих предложений можно было использовать для аналитики продаж.
В этой точке продукт окончательно выходит за рамки «конфигуратора КП» и превращается в связующий слой между каталогом, отделом продаж, CRM и учётной системой.
Другие кейсы
Расскажите о задаче
Отвечу в течение дня. Если задача срочная — пишите в Telegram, там быстрее.
Заявка отправлена.
Отвечу в ближайшее время.